گاهی یک ارجاع نادرست خود باعث مکاتباتی میشود که پس از گذشت زمان نسبتاً طولانی دوباره بدون پیشرفت و اقدام مناسب به نقطه اول باز میگردد و تنها باعث صرف بیهوده منابع میشود.
اقدام مناسب و تولید محتوای درست از آن اقدام با نگارش درست، درصد کمی از مکاتبات را به خود اختصاص میدهد و بیشتر مکاتبات با متنهای تکراری و مشابه و فقط برای ارجاع به نفر و یا قسمت دیگر است و بعضاً شاهد هستیم که تعداد قابل توجهی مکاتبه انجام شده که نهایتاً به یک نامه با محتوای قابل اعتنا و در جهت پاسخ به اولین ارجاع پس از گردشی شاید به بیست نامه نگاری باشد.
ارجاع صحیح نامه و ارتقا توانمندی مدیران و کارشناسان میتواند این چرخه معیوب را تا حدود زیادی سامان ببخشد و انرژی و منابع زیادی که صرف مکاتبات بیهوده میشود صرف اقدام مناسب و تولید محتوای درست در پاسخ به مطالبات شود.
۴۷۲۳۲